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Last updated 3 days ago
畫張圖說得更清楚！ Napkin 用 AI 幫你的簡報文章手繪視覺思考圖
3 days ago
今天要跟大家介紹一個很有意思，也可能對老師、創作者、常做簡報的職場工作者很有幫助的 AI 工具：「 Napkin （餐巾紙）」，這是一個 AI 會根據我們提供的文字，創作手繪圖表、圖解、圖說的線上工具。為什麼叫做 Napkin（餐巾紙）？如果你看過可以說是簡報經典著作的《簡報 Show and tell》、《餐巾紙的背後》作者丹‧羅姆（Dan Roam）系列書籍，你應該就能心領神會。下圖是我...
ChatGPT o1 會思考的 AI 新舊版實測比較表格：翻譯、摘要、企劃、文案與寫程式
6 days ago
OpenAI 今天發布「 ChatGPT o1-preview」，是會嘗試主動思考的 AI 語言模型， ChatGPT Plus 訂閱用戶現在就可使用。根據 OpenAI 的說法：「我們訓練這些模型（ChatGPT o1-preview）在回應前花更多時間思考問題，就像人類一樣。透過訓練，它們學會精煉思考過程、嘗試不同策略，並能察覺自己的錯誤。」「如果您正在解決科學、程式設計、數學和相關領域的複雜問題，這些增強的推理能力可能特別有用。」我自己在講...
不用移除干擾與找目標？懶人版減少分心技巧，我的實戰案例分享
9 days ago
人，不可能不分心，起碼我是沒辦法控制自己要專注就專注，也做不到有意志力去克制自己的分心衝動。所以許多常見的分心技巧，對我來說往往不一定能發揮效用。例如要移除干擾？但我還是很有可能到了咖啡館，一打開筆電就可以前往無數分心的世界。又或者打開各種限制自己使用網站或軟體的工具，但真的想的時候，解除也往往只是一瞬間的決定。反而最後反省，自己還多花了時間走去咖啡館，或是設定各種排除干擾的工具，但最後結果依然不能說有多專注。又例如說要設定目標？可能是每天在待辦清單排優先順序，可能是寫上自己應該投注全副身心的十年計畫，但是對於拖延成性的我來說，這無異於是讓我更加排斥去做那些「重要」的事情，我會更想要讓「分心」幫助我稍微調適一下面對重要事情的壓力，只是很有可能一調適，一天就過去了。當然，上述方法也不會說完全無效，可能只是我的意志力比較沒那麼堅定，以及不一定有那麼遠大的志向。所以多年來，常常跟分心、拖延糾纏不清的我，也找到了一些我幫助自己減少分心的實戰技巧，今天這篇文章就跟大家真誠分享。先記錄自己多常分心，但最有用的是寫分心日誌，為什麼？我們可能沒有意識到自己多常在工作到一半的時候，不知不覺的「分心」了，改變的第一步，都是要從有自覺開始。所以，或許第一直覺我們會想到""應該""安裝一個時間追蹤器（手機上有內建的健康使用時間管理，電腦上也有各種計算打開各種網站與軟體的工具，電腦玩物之前也介紹過很多），慢慢分析追蹤一個禮拜後，再來看看自己可怕的分析圖表。至於現在？因為還要讓追蹤器紀錄嘛！所以我就先繼續依然故我的分心一下吧！要不然怎麼被追蹤呢？（例如：有效解決工作分心問題：我嘗試過的 7 個實用小技巧與工具）如果兩三個禮拜後事情還沒改善呢？或許是使用的時間追蹤軟體不夠漂亮，隔離干擾工具不夠厲害，我應該再去研究更厲害的工具，這樣我又有一個可以分心的好理由了？第一段的想法是我認同的，後面兩段的做法，現在的我則漸漸不去做了（但或許對你有用？）。不過，確實是應該先記錄自己多常分心的，而我這幾年來會使用的方式是寫「分心日誌」。但有一點很重要，不是一直需要寫分心日誌，而是當我感覺自己好像最近比較容易分心，常常沒有專注在工作或家庭任務上時，我就會開始讓自己寫一小段時間的分心日誌，如果分心情況改善，就停止。「分心日誌」對我來說有點像是偶爾感冒要吃藥，吃藥的目的是壓下一些症狀，幫助自己可以正常工作與生活，但不需要一直吃藥，只是偶爾病症復發時對症下藥即可。什麼是「分心日誌」呢？就是在我平常會列的每日待辦清單上（例如：5分鐘的晨間待辦清單整理，從混亂到掌控的生產力習慣），把每一次分心的記錄打上去。重點是，不是真的要寫很長的懺悔日記（那又是一個超棒的分心理由），只要簡短、有力的把自己接下來打算分心，或是剛剛分心了的「事證」寫上待辦清單即可。那些心情、反省都是不必要的（別再為了寫那些而分心了！），就把自己到底分心做了什麼寫上原本的待辦清單即可，像是下面這樣。服用這個「分心日記」的藥，有什麼效果呢？動手自己寫出來，不用等軟體追蹤評分，更「具體明確」的「馬上感知」到自己到底分心多少次？去幹嘛？或許也會感覺到自己其實沒有分心那麼多、那麼久，那就善待自己，分心都是人之常情，有時候還可以多一點額外想法與刺激。如果分心去做一些有點意義的事情（例如周末要看的電影？？？），其實也可以放過自己，起碼不是什麼都沒做。因為是自己的待辦清單，這裡應該沒有什麼羞恥心的問題，不過，打著打著，發現每次要分心時，居然還要在待辦清單上多打幾個字，那不如還是先去做待辦清單「旁邊」那些已經打字好，我不用重新打的事情好了！?！？慢慢的，當我自己調回一個比較適當的分心頻率後，是的！不需要調整到完全不分心，因為我做不到，但只要分心的頻率與分心做的事情我可以接受，那就先停止吃這個「分心日記」的藥，回歸正常工作流程。等到下一次，好像感覺到自己的分心又開始影響到工作產能，就再來寫寫看分心日記，對我來說，每次通常兩三天內就會見效，慢慢讓自己調整為一個「比較適當、正向」的分心頻率。與其移除干擾，想分心時，讓自己暫停一下，問自己幾個問題......愛分心的朋友，大概都跟我一樣矛盾，我確實喜愛研究各種「移除干擾」、「幫助專注」的工具，但也心知肚明，通常都是在研究工具的時候最不會分心，但使用工具時就......我其實也在電腦玩物中，針對以前愛玩隔離干擾工具，自我反省過很多次：（這篇是大方向的平衡分心心法）跟分心和平共處，不一定要移除干擾也能專心致志的專注力策略（多年前我覺得對我最有效的技巧）為什麼隔離干擾也不會讓你專心？關於專注的5個思考那麼，面對分心時到底怎麼辦呢？上面兩篇講了一些心態與道理，這一篇，我就直接講講具體我會「怎麼做」？我這幾年養成一個習慣，當我意識到自己想要分心時（當然，要先意識到，如果常常發現自己連意識到都沒有，我會先從上面那個「分心日誌」開始做起）：我會讓自己「暫停一下」。分心有很多原因，可能是不想做原本排好的事情，可能是覺得無聊，可能是感覺到壓力、情緒，也可能不小心打開容易分心的地方（例如電子郵件、社群）。這些時候，如果我有意識到，我就讓自己「暫停一下」。（如果沒有意識到，只要「比例」不嚴重，其實也沒關係，不用追求百分之百，偶爾分心一下也不錯！）「暫停一下」雖然看起來沒有做什麼，但卻可以很有效的避免自己陷入更多「萬劫不復」的分心深淵（好啦！分個心其實也沒這麼誇張。）（延伸閱讀：5 條「這時候，不要做」清單打破低效循環，提醒無意識行動模式）「暫停一下」的時候，讓自己慢慢平撫可能無聊、壓力、抗拒的心情，問問自己幾個問題（放心，不會是要問自己什麼大道理，或者要說什麼激勵自己的話，起碼那對我也沒效。）：現在抗拒的這件事情，有沒有什麼最簡單的步驟，是我現在可以先做、先完成的？例如有時候，我會在這樣的詢問中寫下：「就先把這篇文章的開場問題寫下來就好嘛！」是的，我現在開始練習在待辦清單寫得「白話一點」，效果不錯。是的，這篇文章就是這樣開始動筆的。如果真的不想面對某些事情，那我可以先去面對另外哪些事情，那些事情我完成後是有滿足感的？例如有時候，我在工作上真的暫時不想碰某個專案，我就會先去做一下另外一個專案的進度，或是來寫一篇文章，起碼完成的事情都比「分心」更有成就感。是的，這篇文章就是在我想要在其他事情上分心時完成的！前面我說要問幾個問題，但後來我仔細想想，我真正會問自己的，就是這兩個問題而已。當有可能想要分心去做一些真正無所事事的，會讓自己後悔的事情之前，「暫停一下」，給自己一個重新選擇的機會。當然，通常不會重新選擇下定決心，回頭去做那些最困難的步驟（畢竟不是聖人）！但如果可以選擇去做原本那件事情簡單一點的步驟，推進一點進度。或是去做其他也有完成價值的任務。那麼，分個心也就不是那麼可怕的事情，而自己依然在往前推進中。這就是我自己實戰有效，感覺適合一般人，對無法下定決心與充滿意志力的朋友，可能有效的技巧，提供大家參考。大家好，我是電腦玩物站長 Esor ，歡迎參考我的系列課程與書籍：2024/6 最新著作上市，歡迎支持：《高效人生工作法圖解》「個人數位生產力」線上課程（可使用電腦玩物老讀者折扣碼 ESOR500 ，獲得 500 元折價喔！）。時間管理、筆記系統、AI 工具相關課程：「課程介紹連結」著作：《防彈筆記法》訂閱追蹤...
為什麼我喜歡清單式的筆記法？說說他的優點與侷限
16 days ago
在多年來持續保持著很重度的寫筆記習慣，也用了許多的筆記工具和方法後，我自己最終都會回到相對簡單但有效、反璞歸真的選擇上。所以，大多數時候我使用的筆記方法就是最單純的「清單筆記」。雖然我也嘗試過在 Notion 中為專案做出很詳盡的圖表模板規劃，但我自己卻更喜歡把整個專案的流程、細節和資料展開在一份完整的清單筆記當中。這樣一來，我不需要進入任何一個項目或表格欄位，就能快速管理所有的內容（雖然看起來很長，不夠漂亮）。另外，我也嘗試過像 Heptabase 或心智圖等相關工具，許多朋友覺得它們非常有幫助。不過，為了同時結合下一步待辦清單的管理，最終我還是回到用最簡單的大綱或樹狀層次的清單來管理自己對於專案任務的思考，以及對各種知識細節的整理。（下圖是我的 ChatGPT 學習筆記：擺脫資訊焦慮強化產出，利用防彈筆記法整理 ChatGPT 學習筆記）清單筆記方法當然會有侷限，但同時也帶來了一些額外的優點。因此，今天這篇文章我想和大家分享我多年來堅持實踐清單式筆記方法的經驗，以及我為什麼選擇不追逐潮流，使用更多可自訂格式的模板或圖像化流程圖的筆記工具，無論在 Evernote、 Notion 或...
ChatGPT 的 PARA 聊天室分類法：增強 AI 協作威力實戰案例分享
26 days ago
在使用 ChatGPT 的過程中，由於它設計成了即時通軟體的樣子，我們也就很容易隨手開啟各種不同的聊天頻道，將問題丟進去進行討論。你會不會覺得自己的 ChatGPT 討論很零散，找不到內容，很多事情常常要重新討論，片段的生成也難以做深入分析，沒辦法發揮真正 AI 協作的威力？如果你也遇過下面問題，那麼這篇文章或許可以幫助你：ChatGPT 討論零散、內容找不到：在使用 ChatGPT 時面臨討論過於零散、資料分散無法有效整理的問題，導致無法充分發揮 AI 的協作潛力。ChatGPT...
高效就是成為「長期主義」執行者，我的三個關鍵思維與心法
about 1 month ago
前幾天在《高效人生工作法圖解》的最後一場重量級來賓直播活動中，我們邀請了楊斯棓醫師（《人生路引》、《要有一個人》作者）來跟大家分享他自己的高效人生心法。斯棓醫師提出了一個當場大家都非常認同的觀點，那就是：「長期主義」是高效人生的核心原則。什麼是長期主義呢？或許你想到的是，我們需要去做五年、十年的人生長期規劃，為自己畫出一個清晰的人生路徑圖，甚至為現在的自己設定一個未來人生終結之時的長期目標。當然，能夠有這樣的遠景是很棒的事，不過在真實的生活當中，對於大多數人來說，包括我自己，其實很難明確有效地設計出這樣所謂的長期目標。所以，長期主義，不一定是追求長期的、高遠的，乃至於到有點遙不可及的大目標。那麼，長期主義是什麼意思呢？因此，在那一場直播活動中，隨著討論的深入，我們對於「長期主義」有了一些不同的看法與設定。我認為這些見解非常值得記錄下來，並與那些未能參加直播活動的電腦玩物讀者朋友們分享。事實上，多年來我也一直是一個服膺長期主義的執行者：四階段寫作法，如何幫我維持長達 17 年輸出動力與克服寫作障礙筆記，累積的效應，2024 開始撰寫我們的第一則 10 年筆記如何持續建構並有效累積個人知識體系？今天這篇文章，就讓我從自己的角度來談談經過那天的活動後，我對於「長期主義」的心得、看法，以及一些真實的體驗。長期主義就是在思考每件事情時，考慮它的前因和後果我們並不一定需要時刻追求長遠的目標才能高效，因為很多時候，在真實的情況下，我們無法隨時隨地都清楚掌握所謂的長期目標。我的經驗告訴我：只要把握住任何事情都有「前因」和「後果」，這樣我們就走在一條長期主義的正確道路上。這是什麼意思呢？例如，這次隨著新書《高效人生工作法圖解》的推出，我舉辦了9到10場線上實體直播活動。在策劃這些活動的過程中，我並不是從零開始，而是利用過去幾年在其他書籍製作和活動中的經驗。這些經驗的累積，讓我擁有了一個更高效的工作流程，更能掌控的宣傳策略，以及如何在短時間內讓參與者獲得有效收穫的方法。這就是前因：每個企劃、每個任務都不是憑空開始的，而是建立在之前有效的經驗基礎上，不斷改進和成長。那麼什麼是延伸的後果呢？當我在策劃這一系列的專家對談直播活動時，除了希望邀請到的老師們能夠從不同專業角度深入探討新書的主題（感謝瓦基、雷蒙、宋怡慧、楊斯棓四位老師的參與），還希望透過我們彼此相輔相成的擴散效應，讓我們的作品被更多人看到。最終，這些活動的效果是成功的，因為我們的活動總計吸引了超過2500人報名。然而，延伸的後果並不僅僅止步於此。我在思考，這些活動結束後，是否能有方法讓活動的成果和火花繼續延伸下去？於是，我想到了一個方法，那就是利用我擅長的撰寫部落格文章的方式，把每一次活動的心得和想法轉換成不同主題的文章，留在我的電腦玩物部落格上。就像今天這篇文章一樣，透過這個方法，我希望那些沒參加活動的讀者，也能夠從中獲得啟發和收穫。這些產出的文章，不僅能慢慢吸引更多的讀者，也能在我未來的文章中產生連結，甚至用在我未來的課程和書籍作品當中。當我們做任何事情時，如果能夠考慮到前因和後果，就意味著我們總是站在自己過去累積的成績上，繼續前進，並為未來鋪設更高的台階。相反，如果我們在做事情時沒有思考???因後果，那麼每件事情之間就像是孤立的、發散的，沒有連結，沒有關聯，很多事情都需要從頭再來，做完就結束了。這樣，我們的成績就很難堆高，也不容易被別人看見，同時也更容易消耗大量精力，卻看不到具體而有效的成果。長期主義就是拉長時間推進重要的事情，讓事情變得更簡單且更有價值這是我在過去十幾年實踐「進攻型行事曆」方法中獲得的最大收穫之一。透過進攻型行事曆，我會把一個例如下週五要交的報告，轉換成從週一到週四逐步推進的製作過程。或許很多人會覺得，可以在週四找個空檔一口氣把報告完成？但我則更喜歡將製作報告的幾個小步驟，分散在更長期的零碎空檔中逐步推進。這就是我所謂的用長期主義來推進重要的事情。在這個過程中，我發現這樣做比最後階段集中火力衝刺還要有幾個額外的好處。第一點：分散風險最後階段的全力衝刺，往往會因為臨時的意外或突發的變動，導致以為自己能用來衝刺的時間突然消失。而此時，因為已經到達最後階段，自己反而沒有任何可以調整的餘裕。然而，若用長期主義來推進重要的事情，在更長的時間裡面分段完成，到了事情的最後階段，即使有大變動、大意外，如果我的進度已經完成了80%，我還是會有更多的餘裕去解決剩下20%的問題。第二點：逐步推進，更能加值有時候在最後階段全力以赴，似乎能夠發揮人類無窮的潛能，但實際上並沒有時間讓自己好好醞釀、發展和修正。這樣一來，或許當下也能把事情完成，但往往只是用當下的能力去做，甚至因為緊急壓迫而無法充分發揮自己100%的實力。相反地，如果我們用長期主義來逐步推進，讓自己有時間醞釀和反覆修改，並有時間去做一些探索與調整，這樣我們最後完成的任務反而有可能發揮出150%的能力。這就是長期主義帶來的好處：通常越長期推進的事情，最終完成的成果會超出自己原本的能力邊界。第三點：用長期累積的角度來看事情當我們從長期累積的角度來看，許多看似簡單或瑣碎的事情，最後都會變得重要且有價值。比如一個簡單的飲食控制小習慣，短期內看不出什麼效果，但持續累積下去，最終可能對健康產生巨大影響。同樣地，工作中的一些小瑣事，若從長期不斷修正、讓它們更有效率的角度來看，久而久之，這些逐步改進的小細節最終會帶來巨大的工作效率提升。這三點，是我自己深刻體認到的，用長期主義來推進???情所帶來的好處。長期主義通常能讓我們把困難的事情變得可以拉長時間，以更簡單的方式推進。隨著時間的累積，許多額外的探索能夠發揮其應有的價值，甚至原本並不是那麼重要的事情，也會因為長期的持續累積而凸顯出其獨特的價值所在。長期主義是選擇優先專注在有長期成果的累積上在時間管理中，我們都知道要保護自己的注意力和精力。但如何才能最有效地保護它們呢？我認為，最有效的方法就是把注意力和精力專注在那些能帶來長期成果的產出上，這樣的累積才能產生長遠的效益。從這個角度來看，我們可以在選擇行動時做出更明智的判斷。例如，當你有時間時，你可以選擇滑手機看新聞、打開社群媒體、或者讀一本自己正在看的系列小說。從長期成果來看，閱讀一本系列小說無疑是更有價值的選擇。這並不是一個複雜的方法。只是當我們面對選擇時，從那些有動力去做的事情中，挑選出相對能產生長期成果的行動。在我的日常生活中，當面臨多個行動選擇時，我經常會問自己：哪個行動能在未來給自己留下更深刻的記憶？哪個行動會對未來的自己持續產生效益？或者，哪個行動是與我的長期累積有關的？這也呼應了我們前面討論的「做任何事情都要有前因後果」的概念。需要注意的是，這並不意味著我們總是要選擇做一些嚴肅的事情。例如，當我在日本旅遊時，有機會參加一個茶道活動，雖然這需要支付額外的費用，但我心中猶豫著：要不要花這筆錢？這是一個難得的機會，參加這個活動可能會成為我未來幾年都會記得的特殊體驗。這時候，選擇參加這個茶道活動，無疑是更有長期成果的選擇。因為當下省下的錢，可能無法帶來什麼長期的投資效益，但參加茶道活動卻可能成為我一個長久的回憶。在工作上也是同樣的邏輯。像我經常會接到不同主題的課程邀約，有些課程的主題可能與我原本的研究方向無關，這時候我的判斷標準通常不在於課程的報酬，而在於這個主題是否能與我前面的累積延續，並對我未來的課程或寫作有所幫助。如果這個主題與我的長期累積無關，我會果斷拒絕，因為準備一個課程需要投入大量的時間和精力。如果這些時間無法延續過去的成果，或無法為未來帶來延伸效益，那麼這些付出可能會讓我更加疲憊，影響到其他原本更有價值的工作。偶爾的跨領域探索可能會帶來新的收穫，但如果經常如此，卻不斷消耗自己在無法產生長期效益的事情上，長此以往，只會讓自己變得更加疲累，掏空自己。小結在我的時間管理過程中，長期主義通常並不是要去設定或追求那些高遠龐大的長期目標，而是在每一個行動的當下，用長期主義的思維邏輯來決定自己的行動方式。這樣一來，我們自然就會產生長期累積的效果。下面，總結一下本文的三個重點：第一點：思考每件事情延續的前因以及延伸的後果我們可以做小事，但如果每一件小事都是之前許多小事累積成果的延續，那麼這些小事就變得不再只是單純的任務。完成一件小事後，我們應該繼續思考，這件事是否能夠產生一些延伸的效益，並且讓後面的事情接續下來。注重事情與事情、行動與行動之間的連續性，這樣我們更容易持續累積出驚人的成果。第二點：拉長時間推進重要的事情，讓事情變得更簡單也更有價值長期主義的執行方式可以有效降低風險，因為它讓我們有更多的餘裕去應付意外。當我們把重要的事情拉長時間來推進，這不僅讓事情變得更容易完成，也為我們提供了充足的時間去探索新的可能性。這些探索會讓我們更容易發揮超越自己的能力，創造出超出原本能力範圍的價值。第三點：選擇優先專注在有長期成果的累積上無論是在工作還是生活中，我們常常面臨許多當下的行動判斷與選擇，長期主義不一定指的是帶來立即長期成效的行動，它也可以是帶來長期回憶、長期滿足的事情，或者是那些本身就具有連續性的行動。當我們優先選擇這些行動時，我們就能在長期主義的執行過程中獲得更多未來的收穫。以上就是那天我們直播活動後，我自己進一步延伸思考所得的關於長期主義的一些個人經驗與想法。在此與各位讀者分享，也歡迎大家分享你們的看法。大家好，我是電腦玩物站長 Esor ，歡迎參考我的系列課程與書籍：2024/6 最新著作上市，歡迎支持：《高效人生工作法圖解》「個人數位生產力」線上課程（可使用電腦玩物老讀者折扣碼 ESOR500 ，獲得 500...
Notion 新增圖表功能，專案數據資料庫轉成動態統計圖表實例教學
about 1 month ago
Notion 昨天（2024/8/13）一口氣推出了兩個重量級更新，一個是在語言設定中加入了繁體、簡體中文語系（Beta），切換後就有中文介面。另一個則是新增的「圖表」版面，可以把資料庫的瀏覽模式，改成圓餅圖、長條圖、趨勢圖，跟著資料庫內容動態同步更新。如果你利用 Notion 的資料庫做專案管理，要追蹤各種任務的達成進度、每個協作者的任務分配數量，那麼你可以製作一個管理所有任務的表格資料庫（可延伸參考：用 Notion Dependencies 設計自動排程專案管理行事曆，模板分享），利用資料庫瀏覽模式設計一個進度行事曆，利用看板模式查看優先順序，然後利用一個「圓餅圖圖表」分析每個小組的任務分配數量。如果你利用 Notion 來追蹤工作、生活習慣數據，例如每天的運動時間、飲食熱量、運動項目等等（參考：有效養成健康生活習慣的一則 Evernote Notion 覆盤筆記範本下載），現在，我們可以把這些數據紀錄，變成一個圖解的統計分析圖表，看是要查看平均每月運動時間，還是要查看各種運動項目的練習次數，都變得更加方便、吸睛，也能快速詮釋統計結果。下面我們就來看看，...
依賴你的簡單工作流程，而不是複雜整理系統，我的實戰案例分享
about 1 month ago
我們需要建立的不是事後整理的工具系統，而是執行的工作流程。如果工作流程掌握了有效的步驟，那麼事後整理的時間可以降低到最少，自然的建立起自己需要的執行系統。如果要在工具、整理上花費太多時間，這個系統反而更容易陷入自我滿足的困境，卻不一定可以有效幫助自己完成目標。我也曾經著迷在許多整理或排程的功能細節，最後卻發現往往對實際執行沒有什麼太大的影響，甚至很可能根本不會去使用，只是看起來厲害。例如刻意設計很多厲害的儀表板，或是架構看似很厲害的分類邏輯。於是我自己開始慢慢地去蕪存菁，把這些不會用到的整理去掉。最後就發現，真正的關鍵其實在工作流程本身，最好的整理在工作流程當下就能完成，當這個工作流程不斷循環，就是一個有效的工作系統。（延伸閱讀：執行優先於整理，不要憑空設計系統：以我的防彈筆記法實踐為例）多年的時間調整後，我的工作流程需要哪幾個關鍵步驟呢？在哪幾個步驟之間循環呢？下面為大家展開一個實際案例。捕捉連結規劃輸出覆盤如何捕捉？我的工作流程從捕捉各種當下出現的想法、交辦、資料開始。但有一個關鍵的捕捉原則，就是捕捉到背後要處理的那一則任務筆記中。例如我在製作《高效人生工作法圖解》新書的過程中，因為某些原因觸發了一個想法，想要在新書 QA 活動中邀請特別來賓，製作一些對談的效果，激發更多不同的內容分享。我需要把這個想法捕捉下來，捕捉時我會問自己：是為了完成哪一個任務？（完成《高效人生工作法圖解》新書）在這個任務的哪一個執行步驟需要？（在製作 QA 活動時可以當作宣傳點，或是設計延伸活動）這時候想法其實還很簡單，也不成熟，但需要捕捉下來，之後才有機會醞釀出更完整的任務。於是，我打開《高效人生工作法圖解》新書的任務筆記，在原本製作 QA 活動的想法後，加上這個新想法。（延伸閱讀：別怕失去什麼，看到好像不錯、好像有用的資料，最好不要收集）比起花時間規劃架構，我更在意當下記錄（捕捉）。只要我把握上述的捕捉流程，這些想法、資料、交辦就會進入有用的任務筆記中，之後當我要執行任務時，打開這個任務筆記，就會想起之前需要的這個想法，或是在上面繼續補充更完整的細節。（延伸閱讀：我如何利用防彈筆記管理日常雜亂的溝通訊息？會不會很花時間？）如何連結？我在捕捉的第一時間，往往不會煩惱連結、分類等問題，工作流程上先把碎片捕捉到需要的任務筆記中，就算看起來有點醜，也已經是有用的第一步。不過有時候，一個點子慢慢長大，變成可以是一個獨立的子任務，我才在需要時，把任務筆記中需要另外拆分出去獨立執行的部分，複製到一則新的子任務筆記，然後把子任務筆記連結回母任務筆記。開始拆分出連結，就代表開始拆分出要獨立執行的任務，這時候我會做兩個步驟：把母任務（專案）筆記中要拆分出的部分，複製貼上到新的子任務筆記。如果之前有做過類似任務，把之前任務的結構、資料、行動複製到新的子任務筆記。把原本邀請特別來賓的相關想法，複製到新的「重量級來賓直播」活動任務筆記中，然後把該任務筆記連結回原本的專案筆記。（延伸案例可參考：好筆記是修改而非規劃出來的，以如何區隔專案任務筆記為例）如何規劃？當原本的點子成為獨立任務，這時候也不只是拆分出子任務筆記連結。我還會立刻去搜尋相關的舊任務經驗，把之前任務的結構複製到新任務筆記中，確保第一時間資料與行動相對完備，也確保我不用重新規劃，而是可以先借用之前類似任務完成的行動結構與資料。（延伸案例：收集資料與轉換任務的差別，建立一個學習工作流程，而非知識）複製過去任務筆記結構後，我才一邊執行，一邊順手改成新的任務需要的新細節。如何輸出？有了獨立的任務筆記，接著就是專注執行，但一邊執行一邊繼續捕捉任務的碎片，有三種訊息值得捕捉到任務筆記中：記錄行動流程捕捉碎片資料捕捉下一步行動一邊執行任務， 一邊把執行的行動過程記錄下來。如果行動過程有產生一些資料，根據行動順序補充到任務筆記中。如果想到接下來可以做些什麼會更好？或是被交辦需要做些什麼？都繼續捕捉到這則任務筆記中。這樣一來，這則任務筆記就會變成這個任務最好的追蹤進度工具，可以隨時確認做到什麼步驟，回顧之前過程，確認下一步要做的行動，以及找到需要的資料。（延伸案例：解決規劃任務還是停滯不前的防彈筆記新策略：記錄驅動目標法則）如何???盤？在上述的流程最後，任務完成了，這時候偷懶一點，就是單純留下這則任務筆記即可，因為之後要做類似任務，只要搜尋找到這則筆記，上面已經有很完整的行動流程、資料細節。（延伸閱讀：如何為筆記命名，建立搜尋規則？我的標題、分類、標籤命名法）但如果我可以花幾分鐘的時間，對這則任務筆記進行覆盤，那麼往往之後會讓工作系統變得更順利。我在工作流程的覆盤，大概只要幾個步驟，通常5分鐘內可以完成：保留這個任務筆記原本的行動流程與資料（意思是什麼都不用做，只要不刪掉即可）。加上幾個可以解決問題的改善行動（例如下次可以做什麼宣傳更好？活動可以如何安排更有效？）。如果這個任務跟某個自己常常要做的目標，或是未來專案相關，確保這個任務筆記有繼續連結到該專案筆記。最後這個步驟很重要，只要這個任務筆記有連結到以後需要的專案筆記中，就確保了這個工作流程進入了正向循環（延伸閱讀：建立索引筆記，管理好雜亂任務、高效學習知識的簡單關鍵筆記法），因為：當我記得某個明確做過的任務，可以搜尋找回任務筆記。當我不記得某個明確做過的任務，但知道自己要完成的專案目標，來到專案筆記，也會在連結中看到任務筆記。這裡所謂的專案，不一定是排程的明確專案，也可以是某種類型的工作或長期目標，例如製作線上活動的目標，底下有所有線上活動任務筆記的連結，甚至做一些簡單的優先排序，就可以幫助自己以後快速參考這些好的任務經驗。上述的工作流程不複雜，就融合在我日常執行工作的過程中，但只要我能掌握這個工作流程，其實一個有效的工作系統就建立起來了，而這對我來說是更好的整理系統，不浪費整理的時間，卻能確保我掌握下一步行動與資料。（延伸閱讀：寫筆記的時機：什麼時候要收集、記錄、規劃或覆盤？我的經驗談）捕捉每一個出現行動、資料、想法的當下，捕捉到任務筆記。連結任務與資料變大，需要拆分時，拆成獨立任務筆記，連結回母任務筆記（專案筆記）。規劃把之前類似的任務結構，複製到新任務筆記中，減少重新規劃行動與整理資料的時間，確保之前的工作經驗流程不會重複出錯。輸出執行新任務過程，繼續捕捉新的行動、資料、想法。覆盤最後留下新任務筆記，連結回相關的專案筆記，建立一個之後反覆利用的正向循環。如果在這個系統中，想要解決提醒的問題，則可以參考我的最近這篇文章：「防彈筆記法中如何做好任務筆記的行動提醒？我的主動式提醒方法」。大家好，我是電腦玩物站長 Esor ，歡迎參考我的系列課程與書籍：2024/6 最新著作上市，歡迎支持：《高效人生工作法圖解》「個人數位生產力」線上課程（可使用電腦玩物老讀者折扣碼 ESOR500...
防彈筆記法中如何做好任務筆記的行動提醒？我的主動式提醒方法
about 1 month ago
在「防彈筆記法」中，我特別強調「一個任務一則筆記」的邏輯，把資料、想法、行動等等碎片集中在任務筆記，依照任務的執行邏輯來排序，因為在大原則上，無論時間管理、知識管理，最後的目的都是要完成「任務、專案的成果」，成果最重要，執行過程要以成果為中心來管理，而不是根據零散的資料或待辦來管理，才能更簡單的建立聚焦目標、掌控過程、保留經驗的系統。所以我在最近一篇文章分享到：「為什麼我不寫 Journal 日誌？以及我如何快速記錄臨時想法」，雖然日誌型的待辦清單看似可以處理每一天要執行的行動，但行動、經驗、想法分散在每一天的日誌，並不是我想要達到的結果，反而會增加我之後管理、統整、回顧的麻煩。時間管理真正要管理的是「完成成果」，而非每一天的時間表。知識管理要管理的同樣是「完成成果」，而非每一天零散的想法。雖然如此，不過確實每次課程、講座，或是上述那篇文章中，都有讀者詢問我一個問題：「那怎麼提醒自己在不同任務、專案成果筆記中那些需要執行的行動呢？」今天這篇文章，就來完整分享我的實際做法，以及背後的想法。提醒沒有那麼重要我們都希望有鉅細靡遺的「提醒」功能，可以確保自己不要漏掉、不要忘掉各種行動。但其實仔細想想，很多時候就算是提醒彈出通知了，我們就一定會「馬上」去做這個行動嗎？如果不會，這個彈出通知的提醒會不會反而是多餘的？甚至，這些彈出提醒，可能造成我們的干擾，讓我們無法專心在當下的工作，開始擔心那些現在也做不了的行動。很瑣碎的時間提醒（尤其刻意安排幾點幾分做什麼行動），常常是多餘的、干擾的提醒。除非是那種很明確的會議時間、行程交通時間才有意義，但這些提醒我們通常也就會安排在行事曆上，不是我們這篇文章需要討論的任務行動提醒的範圍。所以從專案、任務、行動的角度來看，我們其實可以在每一天的任何空檔時間，去推進任何行動，最好是當下想做的、可以做的、需要做的行動，往往可以有不同選擇，如果刻意安排，看到提醒反而通常更不想去做。這時候需要的，其實是「選擇方向」的提醒，而不是死板的時間行動提醒。例如我想要知道的可能只是這週、這天要持續推進的三個任務，但不一定需要知道早上 10:00 要做哪一個任務的哪一步行動。因為後者就算安排了，到時候還是可能有許許多多的變動，結果變成什麼都沒做。而若是前者，或許到了早上 10:00 有個臨時電話，但 10:30 後討論完成，這時候我有一個空檔，我在今天要推進的三個任務中選出一個當下相對有動力去做的 A 任務，在 A...
新書 QA 活動影片分享，與《高效人生工作法圖解》直播問答筆記
about 2 months ago
感謝許許多多讀者朋友這兩個月來持續對《高效人生工作法圖解》 新書的支持，除了有好成績外，更讓人開心的是在讀者社群有很多很棒的討論，而連續三場的新書 QA 活動也順利落幕了，我和趙胤丞老師一起在線上解答了許多讀者提出的問題。QA 活動雖然結束了，不過因為大家問的問題都很棒，我們兩位作者也做了充分準備來回答，所以決定把留下的錄影影片，分享給各位讀者。首先，已經購買《高效人生工作法圖解》的讀者，無論是紙本書還是電子書，都可以在書籍翻開的第一頁，找到進入書籍延伸內容的 QR Code（或短網址），點開後，可以看到書籍延伸提供的每章節圖解圖表檔案，可以加入讀者 LINE 社團，以及最新增加的「三場 QA 活動完整影片」。在這裡，也決定公開其中一場新書線上 QA...
為什麼我不寫 Journal 日誌？以及我如何快速記錄臨時想法
about 2 months ago
前幾天颱風夜，《高效人生工作法圖解》進行了一場新書讀者 QA 線上活動，沒想到還有將近 50 位朋友上線，我們也一一回答了讀者提出的問題，其中有一個問題是：「先記錄工作時的步驟跟想法在當天的journal（利用 heptabase），但下班後就很累，就不想處理，等到週末累積更多資料後更不想動，結果就是好多暫存資料分散在 Journal 中，這要怎麼辦呢？」有閱讀過我另外一本書《防彈筆記法》的朋友，大概知道我會怎麼回答。其實從好幾年前開始，我就放下了寫日誌、寫日記、把臨時交辦先記錄在待辦清單中的做法，因為我也意識到，如果「先快速記錄」到日誌，久了之後，原本同一個任務的想法、行動，反而變得分散在不同日誌中，這更加不利於任務專案的統整，而且「以後整理」更加麻煩。我更意識到：「自己是無法每天晚上、週末，找時間去把日誌再做統整的！」也就是說，如果你可以做到事後的覆盤整理，那麼當然沒問題，但如果沒辦法怎麼辦？（而在忙碌的工作生活中，可能大多數朋友都沒辦法。）於是我的解決辦法很簡單，直接解決問題的根源：一開始就???要寫日誌。那麼不記錄在日誌（journal）中，要怎麼記下這些臨時的想法、事件、資料、交辦行動呢？（延伸閱讀：試試看開始這樣寫防彈日記，小改變讓你的日記聚焦出目標）工作上遇到新任務、新交辦、新想法，我會怎麼做？首先，任何臨時的想法、事件、資料、交辦行動，並沒有我們想的那麼「臨時」。為什麼我們會出現這個想法？往往是最近我在煩惱要解決一個問題。為什麼會出現這個事件？往往是某個工作或生活任務引發的。為什麼需要收集這個資料？因為接下來某個任務需要。（否則我收集幹嘛？）為什麼要交辦我這個行動？因為要我完成某種任務。所以，想法、事件、資料、行動看似臨時，背後其實都有目標，可能是要解決一個問題、要完成一個任務。而辨識出後者，就是提升效率最關鍵的開始。（延伸閱讀：被生活瑣事壓垮了嗎？學會三步驟整理法，簡單重新掌控一切！）這時與其寫日誌，把這些想法、實踐、資料、行動分散在不同日期的待辦清單，還不如一開始就直接針對那個要解決的問題、任務，撰寫聚焦的「任務筆記」。與其寫一次在日誌，又再寫一次回到真正的任務、專案統整筆記中，不如一開始就寫到任務筆記裡。舉個具體的例子，我有一則關於「印製銀漆貼紙」這個小小行政、瑣事任務的筆記。從這則筆記的「結果」來看，裡面有我如何完成這個任務的行動步驟清單，有需要的 Excel 檔案，下面還有幾家廠商的比價資料。但是，這個可以讓我以後處理「印製銀漆貼紙」都能直接複製貼上的任務範本，並非我一口氣規劃出來的，也不是我整理出來的。而是我透過「不寫日誌，直接寫到任務筆記」的方式，不用整理就能累積出來的模板。怎麼說呢？以這個「印製銀漆貼紙」為例，當時第一時間我接收到的其實是一則廠商資訊，老闆希望我去做一套貼紙，然後給了我一則廠商資訊去詢價。這時候，我們看到的是哪一種內容呢？要去詢價的臨時交辦（臨時交辦、資料、想法）最後要完成一套貼紙的任務（最後的任務成果）關鍵就在於，這個當下要看出第二種內容，也就是詢價之後，真正要完成的是一套貼紙任務。於是我當時並沒有把這個詢價資料紀錄在分散的日誌上，而是直接就「建立一則新的任務筆記」（因為當時我第一次接觸這個任務），那時候第一時間把它命名為「貼紙製作」（以最終任務成果命名），然後把第一時間拿到的廠商資料，直接記錄到任務筆記中。接著，我又陸陸續續詢問了三家不同的廠商，在一邊做一邊學習怎麼處理的過程中，確認了一些重要的步驟，製作了一份工單的格式等等。這些過程，當然是來自於「不同日期」的任務處理進度、想法與資料，但他們都是同一個「貼紙任務」。試想看看，如果這整個執行過程，是分散在一整個月不同日期的日誌，到時候要怎麼統整這個任務的SOP或執行流程？之後又要如何有效的覆盤？有效的複製使用？所以當我不寫在日誌，而是直接寫在「任務筆記」上時，自然就累積出上面那樣有「完整行動流程、文件、資料」的筆記，而這反而可以幫我：比起分散的日誌，更容易確認「一個任務」的進度、資料、執行過程。比起分散的日誌，更容易進行「一個任務」的覆盤、反省、修正。比起分散的日誌，更容易進行「一個任務」下一次要用時複製使用。比起分散的日誌，也不需要針對日誌做整理或連結。日期不是筆記的好單位，所以我這樣寫會議記錄、想法筆記一旦有想法，要不就跟既有的「任務筆記」整合，要不就直接設定為一個「新任務」開始累積。遇到任何資料、想法、交辦，我一定先問問自己：「這是為了完成什麼任務？」或許在現實情況中，還是會有一些「零散的想法」，但透過上面這樣的提問與原則，我讓自己零散想法的比例降到最低，而讓想法盡可能回歸到他們真正要處理的任務上。那真正的零散想法怎麼辦？或許就先寫在日誌或待辦清單吧！但通常最後也是無疾而終，也沒有關係，因為既然是零散想法，本來發揮作用的可能性也不高。而重要的是，我們已經把握住大多數真正跟「完成任務」有關的片段想法了。讓我再舉幾個例子，有一次朋友跟我推薦一個人的相關文章，我覺得很有意思，但當我要記下這個資訊時，我問自己：「這是為了完成什麼任務？」當然，那個當下，這個資訊就是朋友丟過來的，沒有任何目的，但是當我要記下來時，我會問問自己可不可以將資訊「任務化」？於是我想，如果我找這個人出書合作，可以變成什麼產品了？我就簡單花兩分鐘思考一下，寫下我的初步企劃（筆記開頭那幾段），然後變成一則有機會做成產品的任務筆記。如果我只是記下這個人的資訊，可能現在什麼都不會發生。如果我記在某天的日誌，可能現在早就忘記。但我記下一個任務，目前就變成正在跟他進一步洽談中。我也常常提倡，不要寫分散的、日期式的會議記錄（除非你的工作就是提供當天的會議記錄），會議背後一定有明確任務，可以的話，就直接寫到任務筆記中。下面是我跟一位作者討論的新書企劃，我們已經開過好多次會議，但我並沒有留下幾月幾號的會議記錄，而是留下下圖這樣一則「專案企劃的筆記」，圖中的筆記並非我規畫出來的，而是每次會議直接修正統整後的結果。每一次開會，可能這次討論書名，可能下次討論TA，可能有一次討論了書名、TA和特色，難道我們要讓這些討論分散在不同日期的會議記錄上嗎？還是像我一樣，開會時，我就打開這次會議要討論的專案筆記、任務筆記，這次會議上討論了什麼新想法、新內容、新行動，直接記錄在專案、任務筆記中。而避免先紀錄在會議記錄、日誌上，之後還要整理。但這樣一來，反而只要逐步累積，一個專案、任務的企劃和行動自然就變得完整、可追蹤、可隨時確認了。（延伸閱讀：職場筆記、會議記錄、反省日記如何避免寫過就忘？）如果需要寫「日記」時，我會這樣寫，所以不需花時間整理暫存筆記因為上述的習慣，我把自己「事後整理」的時間節省到最少，也不用留下晚上、週末覆盤整理的時間，因為我當下用幾秒鐘的時間直接打開任務筆記，記到任務筆記中，就不用額外整理暫存日誌了。可是，如果真的就是「日記」怎麼辦？我依然會把日記任務化，而我覺得這是真正會把日記拿出來用、拿出來看的方法。（延伸閱讀：任務邏輯的防彈筆記法如何應用在日常休閒、生活情緒、雜務瑣事？）例如在《高效人生工作法圖解》那天晚上的 QA 活動中，我就直接舉了一個當天發生的真實例子。那天是颱風天，小孩在家，中午要爸爸煮義大利麵給他吃，煮的過程我想到了一些不錯的做法，試試看，效果還滿好的，小孩說很喜歡。這時候，想把這樣的做法、這樣的心情、事件，記錄下來，我會怎麼做呢？我就在自己的筆記系統「搜尋」那一道義大利麵料理的食譜筆記，找到任務筆記後，把這次修正的做法記錄進去，改寫原本的做法。然後也把小孩說好吃的心情與照片放進去，當作日記。如果你說，寫在任務筆記（食譜筆記）中的，怎麼會是日記呢？但是仔細想想，一則...
生產力配速：低強度執行、高強度完成，幫我持之以恆的具體技巧
2 months ago
無論做了什麼計畫，往往都趕不上變化，外在環境的人事物有很多我們無法單純掌控的部分，如果要說我們真正可以掌控的是什麼，那就是我們能「選擇」持之以恆，無論遇到任何意外，一個好的目標能堅持下去，那麼最終會有好的結果發生。我自己有許多這樣的「持之以恆」經驗，像是「電腦玩物」持續撰寫了 17 年的時間，因為長期的分享，累積了許多的讀者與成績，也建立起自己獨特的防彈筆記法系統。《高效人生工作法圖解》這本書和趙胤丞老師一起撰寫了兩年，我們並???總是在最理想的進度上，但也因為我們都沒放棄，最終完成了獲得許多讀者好評，也挑戰自己沒有做過的作品形式。生活中我一直持續著很低度的運動與健康飲食習慣，雖然沒有到鍛練出肌肉的強度，但起碼在每年健康檢查中保持沒有紅字的狀態。學習上我可能跟很多大量閱讀的朋友有落差，但也沒有放棄從各種管道吸收新知，讓自己也總是在工作生活中有所成長。寫筆記的時候，我能夠輕易翻出那些我持續改寫了 5～10 年以上的筆記內容，針對一個目標、一個主題、一個習慣，不斷在一則筆記中反思更好的做法，紀錄改變的過程，最終讓這則筆記成為我成長最好的印證與參考。（延伸閱讀：筆記，累積的效應，2024 開始撰寫我們的第一則 10 年筆記）我是如何能在這麼多事情上持之以恆呢？真正的持之以恆，是生產力配速的平衡：我的持之以恆，可能不是來自於傳統認知的時間管理或自律，而是來自於幾個「生產力配速」的技巧。很多朋友看結果，會覺得我很自律才能做到這麼多事情。但我的內心卻不覺得自己是自律的人，甚至常常在跟拖延掙扎，正因為如果，我才需要技巧來幫助自己。通常當我們想要持之以恆做一件事情的時候，往往會開始設計一個固定的「時間表」，然後希望自己能夠「自律」的根據時間表去做到要做的事情，但我的經驗卻是：正是這樣的設計，導致我們無法在時間分配與自我效能間找到平衡，反而更加無法堅持下去。因為真正的持之以恆，其實不是時間表與自律的問題，而是跟我的動力不足、身心疲累、卡關瓶頸有關，必須跟自己妥協，善待自己，找出效能的平衡點，而這就是「生產力也需要配速」的原因。大多數人面對目標，其實都難以抱持長久的動力，更不可能總是保持高強度的工作狀態（持續這樣反而對身心健康有負面影響），我也是。所以當誤解了「持之以恆」的真正方法，???而會陷入設計出需要長久動力、高效狀態才能維持的時間表，於是自己也就更加無法堅持。這時候，我們需要為自己的生產力配速。這篇文章分享我的 4 個生產力配速技巧，幫助你在高壓環境中找到持久的動力，學會在工作與休息之間找到最佳平衡點。生產力配速-1：兩分鐘立即做點什麼，設計任何時候都能展開的行動當我煩惱著到底還能不能繼續堅持運動習慣，抗拒著今天的運動計畫，然後發現自好像已經錯過了運動時間時，我就讓自己不如做個兩分鐘的波比跳也好。當我疑惑著部落格文章的下一個題目還沒想好，懷疑著自己能不能寫完，然後又發現自己錯過寫作時間時，讓自己不如就打開筆記，花起碼兩分鐘把現在的想法打出來。放過自己，停止如果沒做到 100 分就要放棄、就要下次再來的想法，接受今天的自己只能先做到...